Informasi
√
Perhatian:
Informasi Tata Cara Penggunaan SiWALI: Mohon dibaca dan dipahami dengan teliti
Tindakan Anda akan sangat berpengaruh pada proses dan hasil penerbitan izin
- Pilih dengan benar izin yang ingin Anda ajukan pada daftar pilihan yang disediakan, jangan sampai melakukan kesalahan pilihan karena akan berpengaruh pada proses pengajuan izin Anda;
- Setelah Anda memilih izin yang akan Anda Ajukan, baca persyaratannya terlebih dahulu dan persiapkan dokumen-dokumen yang diperlukan;
- Scan dokumen persyaratan yang diperlukan dalam format PDF (jika ada izin yang mempersyaratkan foto diri maka scan/sediakan file foto terpisah dalam format JPG), ingat bahwa satu file PDF bisa memuat halaman-halaman yang berisi dokumen-dokumen persyaratan Anda. Rapikan susunan halaman-halaman tersebut dan upayakan compress (perkecil) ukuran filenya (tetapi isinya masih bisa dibaca dengan baik) sebelum diupload. Hal ini dimaksudkan agar proses upload bisa berjalan dengan lancar dan cepat serta tidak membebani server dengan ukuran file yang besar;
- Di antara pemohon izin ada yang izinnya terhambat selama berminggu-minggu bahkan berbulan-bulan hanya karena kurang memperhatikan persyaratan, kurang komunikasi dan koordinasi dengan Komisi Teknis yang menangani administrasinya, atau nekat upload foto diri dengan format selain JPG. Perhatikan pula bandwidth dan kehandalan/kestabilan koneksi internet Anda, karena hanya karena masalah ini beberapa pemohon izin terkendala penerbitan izinnya disebabkan hanya setengah datanya yang sempat disimpan pada server dan file PDF yang terlalu besar untuk diupload bisa mengalami kerusakan/corrupt. Mohon untuk diperhatikan dan dicermati;
- Jika Anda menggunakan aplikasi SiWali untuk izin yang baru atau perpanjangan izin, lakukan registrasi (pendaftaran akun) dahulu sebelum login. Satu registrasi/satu akun berlaku untuk pengajuan satu jenis izin dan satu proses sampai selesai (izin diterbitkan). Hal ini berarti Anda bisa melakukan dua registrasi untuk dua pengajuan izin yang berbeda dengan username dan password yang berbeda untuk dua proses sampai selesai yang juga berbeda. Demikian seterusnya;
- Setelah selesai registrasi maka akun baru akan dibuat oleh SiWALI, kemudian Anda akan diarahkan kembali ke halaman login. Lakukan login berdasarkan username dan password yang Anda daftarkan pada saat registrasi, kemudian isi data dan upload persyaratan izin Anda pada halaman formulir dan pilih tombol Proses jika sudah selesai. QRCode untuk melacak proses izin Anda akan ditampilkan, simpan QRCode tersebut. Ingat bahwa apa yang Anda ketik pada halaman formulir itulah yang akan ditampilkan dalam surat izin jadi, jadi jika Anda mengetik secara asal-asalan atau berantakan, maka itulah yang akan Anda dapatkan pada cetakan izin jadi Anda, kecuali jika Komisi Teknis berkenan berbesar hati memperbaiki ketikan Anda dengan segala keikhlasannya. Ikutilah petunjuk yang ditampilkan pada kolom isian formulir SiWali supaya penampilan surat izin jadi Anda layak disebut surat izin;
- Untuk pemeriksaan ulang, harap pilih izin yang telah Anda ajukan pada daftar pilihan yang disediakan pada halaman awal saat membuka SiWALI, kemudian login sesuai dengan username dan password yang telah didaftarkan pada saat registrasi. SiWALI akan mengambil data Anda dari database dan menampilkan semua inputan Anda sebelumnya dalam halaman formulir sehingga Anda hanya perlu mengubah inputan mana saja yang salah. Periksa juga file berkas persyaratan telah Anda upload untuk memastikan bahwa semua data Anda sudah lengkap dan benar. Sekali lagi, Perbaiki data yang perlu diperbaiki dan upload ulang file yang gagal di-upload atau yang perlu diperbarui kemudian pilih tombol Proses. Data lama akan ditimpa/digantikan (overwrite) dengan data terbaru yang Anda inputkan. Inputan yang tidak Anda ubah atau perbarui akan tetap seperti semula. Jadi, apabila Anda diinformasikan adanya kekurangan berkas persyaratan, jangan hanya melakukan upload bagian persyaratan yang kurang saja, tetapi keseluruhan persyaratan (komplit) yang diupload. SiWALI melakukan overwrite (menimpa) data lama dengan data baru setiap kali Anda melakukan pengubahan;
- Apabila SiWALI menampilkan QRCode, simpan QRCode dan periksa menggunakan aplikasi pembaca QRCode untuk mengetahui sampai dimana proses pengajuan izin Anda atau apa kekurangan pada pengajuan izin Anda sehingga izin yang Anda ajukan terhambat. Anda juga bisa mengakses QRCode setiap kali login SiWali selama izin Anda belum diajukan ke DPMPTSP oleh Komisi Teknis untuk dicetak. Pada tahap ini lakukan komunikasi dengan Komisi Teknis untuk keperluan konfirmasi dan klarifikasi karena saat ini pengajuan izin Anda ada di "meja" Komisi Teknis, belum masuk ke DPMPTSP kabupaten Madiun selaku instansi penerbit izin jadi;
- Selama data Anda belum dinyatakan memenuhi syarat oleh komisi teknis dan belum diajukan ke DPMPTSP untuk diterbitkan izinnya, baik Anda maupun Komisi Teknis masih dapat memperbaiki input data maupun memperbarui file berkas persyaratan yang diupload;
- JANGAN DIBIASAKAN membuat akun baru apabila data Anda perlu diperbaiki, karena data Anda akan dobel-dobel untuk izin yang sama dan kami kesulitan untuk memilih mana yang benar. KEBIASAAN INI MALAH AKAN MEMPERLAMA PROSES PENGAJUAN IZIN ANDA DAN MEREPOTKAN KAMI. Cukup login kembali dan selama izin Anda belum diajukan oleh Komisi Teknis ke DPMPTSP untuk dicetak, maka baik Anda sebagai pemohon izin maupun Komisi Teknis sebagai pemeriksa kelengkapan administrasi dapat memperbaiki data-data dan memperbarui upload file berkas persyaratan Anda sebelumnya;
- Sekali izin diajukan oleh Komisi Teknis ke DPMPTSP Kabupaten Madiun untuk dicetak maka baik pemohon izin maupun Komisi Teknis tidak dapat melakukan pengubahan atau perbaikan pada data pemohon izin karena sudah mulai proses penandatanganan dan pencetakan. Dalam hal ternyata ada kesalahan, kekurangan data, atau bahkan typo saat Anda mengisi formulir pendaftaran di aplikasi, sesuai dengan laporan maka Administrator program akan menurunkan status izin Anda supaya bisa diperbaiki lagi baik oleh pemohon izin maupun Komisi Teknis. Ingat bahwa hal ini (naik-turun/bolak-balik proses administrasi) bisa memperlambat proses penerbitan izin;
- Terkait dengan point (11) diatas diharapkan sebelum diajukan ke DPMPTSP Kabupaten Madiun, data dan persyaratan pemohon izin sudah benar, lengkap dan tidak ada revisi, karena bagaimanapun juga akan mengganggu proses penerbitan akhir di DPMPTSP Kabupaten Madiun.
Terima Kasih jika Anda Memperhatikan.
"Satu registrasi/satu akun untuk satu jenis izin sampai izin tersebut diterbitkan, bukan membuat dua atau beberapa akun untuk mengajukan satu izin yang sama.
Membuat akun baru diperbolehkan dan diharuskan HANYA JIKA mengajukan IZIN LAIN YANG BERBEDA atau mengajukan PERPANJANGAN IZIN LAMA dimana secara aplikasi dianggap sebuah alur proses permohonan baru."